Die digitale Rechnungsfreigabe von Candis
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Tagesaktuell Rechnungen freigeben – auf Basis individueller Workflows, Regeln und Freigabelimits: mit Candis dein neuer Standard. Unsere KI erkennt dabei wiederkehrende Rechnungen, die immer gleich verarbeitet werden, und kann deren Rechnungsfreigabe automatisch anfragen. So behältst du Überblick und Kontrolle über deinen Freigabeprozess.
Eindeutige Vertretungsregelungen mit automatischer Weiterleitung + Abwesenheitsnotiz
Automatische Erinnerungen an ausstehende Freigaben per E-Mail, Slack oder Microsoft Teams
Rollenspezifische Zugriffsrechte für klar definierte Verantwortlichkeiten im Freigabeworkflow
Skalierbar für beliebig viele Nutzer:innen + Gesellschaften ohne zusätzliche Kosten
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So urteilen unsere Kund:innen.
Die digitale Rechnungsfreigabe beginnt im Rechnungseingang
Weniger manuelles Abtippen, weniger Fehlerquellen, weniger Aufwand: Mit Candis sorgst du für Ordnung im Rechnungseingang – von Anfang an.
Zentralisiert: Alle digitalen Rechnungen (und E-Rechnungen) in der Cloud.
KI-gestützt: Rechnungsdaten automatisch erfassen und passende Sachkonten, Kostenstellen sowie Freigebende vorschlagen.
Damit ist der erste Schritt getan, um eine Rechnung zur Zahlung freigeben zu können.
Offene Fragen klären – vor der Rechnungsfreigabe
Rückfragen zwischen Mitarbeitenden und Finanzteam verzögern die digitale Rechnungsfreigabe. Candis bringt die Kommunikation dorthin, wo sie hingehört: direkt an den Beleg.
Kommentare + Rückfragen direkt an der jeweiligen Rechnung hinterlassen
Kolleg:innen per @-Mention gezielt zur Klärung hinzuziehen
Kommunikationsverlauf vollständig am Beleg dokumentiert + einsehbar
So sind alle Fragen geklärt, bevor die Rechnung in den Freigabeworkflow geht.
Klare Vertretungsregelung
Candis ermöglicht einen reibungslosen Freigabeprozess – auch bei Abwesenheit. Durch eine von dir eingesetzte Vertretung laufen alle Prozesse rund um die Rechnungsfreigabe einfach weiter. Ohne Unterbrechungen.
Automatische Weiterleitung von Freigaben an deine Vertretung
Abwesenheitsnotiz weist rechtzeitig auf Abwesenheitszeiten hin
Keine Verzögerungen durch abwesende Mitarbeitende
Der Freigabeworkflow, der dazu lernt
Die Candis KI merkt sich Workflows und Freigebende – und kann bei eindeutigen Rechnungen die Rechnungsfreigabe automatisch anfragen. Du definierst die Regeln, wir setzen sie um.
Simplen oder mehrstufigen Freigabeprozess individuell konfigurieren
Zuständigkeiten + Freigabelimits pro Person oder Abteilung festlegen
KI schlägt passende Freigebende auf Basis bisheriger Entscheidungen vor
Gemacht von Buchhalter:innen – für Fachabteilungen und Finanzteams
Ganz einfach mobil Rechnungen freigeben
Mit der Candis App kannst du Rechnungen freigeben, wann immer du willst, wo auch immer du bist. Benachrichtigungen per E-Mail, Slack, Microsoft Teams oder als Push Notifications erinnern dich zusätzlich an fehlende Freigaben. Damit behältst du alles Wichtige auf dem Schirm – und unter Kontrolle.
Notifications für neue Kommentare an Rechnungen
Rechnungen einsehen, prüfen, am Handy freigeben
Rückfragen jederzeit klären – auch von unterwegs
Deine Beratung durch unsere Expert:innen
Häufige Fragen zur digitalen Rechnungsfreigabe
Eine Rechnungsfreigabe-Software bildet die digitale Rechnungsfreigabe von der Zuweisung bis zur dokumentierten Entscheidung ab. In Candis legst du fest, welche Person oder welches Team freigibt, in welcher Reihenfolge die Schritte stattfinden und welche Bedingungen gelten. Unsere Software zeigt offene Aufgaben an und hält Freigaben sowie Ablehnungen direkt an der Rechnung fest.
Ja. Für einen mehrstufigen Rechnungsfreigabe-Workflow legst du aufeinanderfolgende Freigabeschritte und Bedingungen wie einen Gesamtbetrag über 10.000 Euro fest. Candis prüft die Bedingung und überspringt Schritte, die nicht zutreffen.
Wichtig: Bei mehreren Personen oder einem Team innerhalb eines Schritts genügt eine Freigabe. Für das Vier-Augen-Prinzip legst du zwei aufeinanderfolgende Schritte mit jeweils einer verantwortlichen Person an.
Die zuständige Person hinterlegt für ihre Abwesenheit einen Zeitraum und eine Vertretung. Candis gibt der Vertretung Zugriff auf offene Freigaben, fügt sie während dieses Zeitraums zu den betreffenden Freigabe-Workflows hinzu und schickt ihr die täglichen Erinnerungs-E-Mails. Bei ungeplanter Abwesenheit können Administrator:innen die Vertretung nachtragen. Nach dem hinterlegten Zeitraum erhält die Vertretung keine neuen Freigaben mehr.
Ja. Candis liest unterstützte XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen aus und stellt XRechnungen zusätzlich in einer lesbaren Ansicht bereit. Danach durchlaufen die Rechnungen denselben Prüf- und Freigabeprozess wie PDF-Rechnungen, einschließlich der hinterlegten Schritte und Bedingungen. Für die elektronische Rechnungsfreigabe ist damit kein separater Workflow nötig. Beim regulären Export bleibt das Originalformat erhalten.
Ja. Sobald die letzte Freigabe erteilt ist, verschiebt Candis die Rechnung in den Bereich Export. Über den DATEV Buchungsdatenservice werden digitale Belege, Buchungssätze und Kreditorenstammdaten an DATEV Rechnungswesen übertragen. Der Rechnungsdatenservice 1.0 übergibt Belege und Buchungsvorschläge an DATEV Unternehmen online; der Belegbilderservice ausschließlich die Belege. Candis bildet damit die Schritte vor der Buchung ab. Gebucht wird weiterhin in DATEV.