# Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung: Candis KI > Die Candis KI erfasst automatisch Eingangsrechnungen, erstellt Kontierungsvorschläge und prüft Pflichtangaben nach deutschem Umsatzsteuerrecht, während der Nutzer alle Vorschläge kontrollieren und korrigieren kann. Source: https://lp.candis.io/ki-buchhaltung ## Automatisch erfassen, prüfen, vorkontieren: KI in der Buchhaltung FÜR MITTELSTÄNDISCHE UNTERNEHMEN Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung nimmt dir die Arbeit ab, ohne dir die Kontrolle zu nehmen: Die Candis KI liest automatisch Eingangsrechnungen aus, erstellt Kontierungsvorschläge und prüft Pflichtangaben nach § 14 UStG. Korrigierst du einen Vorschlag, lernt die Candis KI aus deiner Rückmeldung – und wird so immer besser. ### KI-gestützte Datenextraktion erfasst Rechnungsdaten 11 % präziser als eine klassische OCR. ### Automatische Rechnungsprüfung nach § 14 UStG; bei Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV. ### KI-gestützte Vorkontierung auf Basis geprüfter Buchungen inkl. Anpassungsmöglichkeit. ### KI-gestützter Freigabe-Workflow von automatischer Anfrage bis Erinnerung in Slack + Teams. ### Automatische IBAN-Risikoprüfung markiert IBANs, die in einer Risikodatenbank hinterlegt sind. ## So arbeitet die Candis KI in der Buchhaltung IN 3 SCHRITTEN ### Deine Kreditorenbuchhaltung als Grundlage - Geprüfte, korrekt verbuchte Buchungen dienen als Referenz. - Erkannt werden u.a.: Sachkonto, Kostenstelle, Workflow. 01 ### KI in der Buchhaltung versteht den Kontext - Wiederkehrende Muster + Zusammenhänge werden erkannt. - Die Candis KI lernt nur auf Basis deiner eigenen Daten. 02 ### Das letzte Wort behältst du – nicht die KI - Alle Vorschläge (z. B. Freigebende) sind als solche markiert + anpassbar. - Uneindeutige Fälle bleiben zur manuellen Prüfung. 03 ## Das erledigt die künstliche Intelligenz in der Buchhaltung ### KI-gestützte Datenextraktion Die Candis KI erfasst Rechnungsdaten aus PDFs, Scans und E-Rechnungen. Auch schwer lesbare oder fremdsprachige Dokumente werden verarbeitet. - KI-Datenextraktion: 11 % präziser als klassische OCR. - Umsatzsteuer: Candis erkennt gemischte Sätze mit 0, 7 + 19 %. - Sprachenerkennung: Griechisch, Japanisch + kyrillische Schrift. - Sortierung: Ordnet Dokumententypen direkt nach dem Import. ### Automatische Rechnungsprüfung Die Candis KI prüft Eingangsrechnungen automatisch auf gesetzliche Pflichtangaben und formale Abweichungen. Fehlende Angaben, falsche Adressen und unvollständige Belege werden entsprechend erkannt. - § 14 UStG: Überprüft alle gesetzlich erforderlichen Angaben. - § 33 UStDV: Berücksichtigt Vorgaben für Kleinbetragsrechnungen. - Abweichungen: Markiert falsche Adressen + fehlende Details. - Risiken: Hilft beim Erkennen potenzieller Betrugsrechnungen. ### Automatische Kontierungsvorschläge Geprüfte, korrekt verbuchte Rechnungen liefern der Candis KI den richtigen Kontext für neue Kontierungsvorschläge – nicht zuletzt, weil Sachkonto, Kostenstelle, Steuerschlüssel und Freigabe oft denselben Mustern folgen. - Vorschläge: Sachkonto, Kostenstelle, Steuerschlüssel + Freigeber:innen. - Buchungstext: Konsistent im Standardformat. - Anpassbar: Jeder Kontierungsvorschlag bleibt editierbar. - Lernfähig: Korrekturen + Freigaben verbessern künftige Vorschläge. ### Kontextuelle Verknüpfungen Rechnungen, Transaktionen und Verträge gehören oft zum selben Vorgang. Candis ordnet Rechnungen automatisch passenden Kreditkartentransaktionen zu; weitere Dokumente lassen sich gezielt verknüpfen. - Kontext: Belege, Transaktionen + Verträge lassen sich verbinden. - Kategorisiert: Rechnungen + Abos erhalten passende Tags. - Abos: Zeigt Taktung, Laufzeit + monatliche Kosten auf einen Blick. KI IN DER PRAXIS ## Schneller mit KI, sicher mit Candis ### GoBD-zertifiziert Dokumentenarchivierung für garantiert 10 Jahre. ### DSGVO-konform Inkl. Datenspeicherung auf Servern in Frankfurt am Main. ### Data Fencing Nur geschützter Zugriff auf sensible Informationen. ### Datenschutz statt Datenpool Kein unternehmensübergreifendes KI-Training. IN DEUTSCHLAND ENTWICKELT Mehr Geschwindigkeit in der Rechnungsverarbeitung bedeutet Sicherheit. Wir sorgen dafür, dass die KI in der Buchhaltung klaren Regeln folgt – bei fachlichen Entscheidungen genauso wie beim Umgang mit deinen Daten. ## FAQs zu KI in der Buchhaltung ### Wie kann ich KI in der Buchhaltung nutzen? KI in der Buchhaltung setzt du dort ein, wo die Arbeit anfängt: beim Rechnungseingang. Eine KI-Buchhaltungssoftware wie Candis liest Eingangsrechnungen automatisch aus – aus PDFs, Scans und E-Rechnungen –, prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG und schlägt Sachkonto, Kostenstelle, Steuerschlüssel und Freigebende vor. Du musst dafür nichts programmieren und keine Regeln pflegen: Die Candis KI lernt auf Basis deiner geprüften, korrekt verbuchten Rechnungen. Jede Korrektur, die du an einem Vorschlag vornimmst, verbessert die nächsten Vorschläge. Entschieden wird weiterhin bei dir: Alle Vorschläge sind als solche markiert und jederzeit anpassbar, uneindeutige Fälle bleiben zur manuellen Prüfung liegen. Praktisch heißt das: Du startest mit deiner bestehenden Kreditorenbuchhaltung, lässt die Candis KI die wiederkehrenden Vorgänge übernehmen und behältst die Kontrolle über die Ausnahmen. ### Woher kommt die Candis KI? Candis KI ist das Zusammenspiel von fortschrittlichsten KI-Anbietern und der hauseigenen Candis KI. Letztere wurde speziell für die bestmögliche Datenverarbeitung im Rechnungs- und Dokumentenmanagement programmiert. Für beide Systeme gelten strengste Datenschutzbedingungen und Sicherheitsstandards – siehe weiter oben. ### Wie sicher ist KI und wo werden meine Daten gespeichert? Sämtliche Daten werden auf unseren Servern in Frankfurt am Main dauerhaft gespeichert – GoBD-zertifiziert, 10 Jahre lang einseh- und downloadbar sowie vollkommen DSGVO-konform. Dabei setzen wir auf mordernste Verschlüsselungs- und Sicherheitsstandards sowie aktuellste Cloudtechnologie für Datensicherheit- und Verfügbarkeit. Unser Cloudhoster ist unter anderem ISO27001 und SOC2 zertifiziert. Der Schutz deiner Daten wird zudem durch das sogenannte Data Fencing gewährleistet. Data Fencing stellt sicher, dass vertrauliche Daten nur für autorisierte Nutzer:innen oder Systeme innerhalb deiner Organisation zugänglich sind. Somit werden die Daten in deinen Anwendungen isoliert. Darüber hinaus bestehen Zugriffsbeschränkungen für das Training der KI, um den Datenschutz grundlegend zu gewährleisten. ### Was ist der Unterschied zwischen normaler OCR und KI-gesteuerter Datenerfassung? Herkömmliche OCR (Optical Character Recognition) erkennt Zeichen und wandelt sie in Text um, ist aber anfällig für Fehler bei komplexen Layouts oder schlechter Bildqualität. KI-gestützte Datenerfassung nutzt sowohl Large-Language-Modelle als auch Maschinelles Lernen, um Texte und Datenpunkte differenziert und kontextbezogen zu verstehen, Handschriften zu erkennen und sich durch Training kontinuierlich zu verbessern. Durch ihre Präzision und Anpassungsfähigkeit gehört die KI-Datenextraktion heute zum Standard zeitgemäßer Finanzteams. ### Warum brauche ich KI-gestütztes Rechnungsmanagement? Candis KI automatisiert, beschleunigt und vereinfacht den Rechnungsimport, die Datenerfassung und Freigabeprozesse. Kleine und mittlere Unternehmen sparen durch die Umstellung auf digitales Rechnungsmanagement zwischen 13.500 und 34.000 Euro im Jahr. Die durchschnittliche Zirkulation einer manuellen Rechnung beträgt 12 Tage in Unternehmen – mit Candis reduziert sich die Bearbeitungszeit auf einen Tag. Alle Rechnungen und Dokumente können ortsunabhängig mithilfe der cloudbasierten Candis Software hochgeladen, bearbeitet, freigegeben, exportiert und archiviert werden. Candis ist für alle beteiligten Personen innerhalb deines Unternehmens unbegrenzt zugänglich. So werden nicht nur die Buchhaltung und ihre Workflows optimiert, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität der Finanzteams erheblich gesteigert.