Ausgaben freigeben, bevor sie entstehen

Bestellanforderungen in Candis sind in wenigen Klicks erfasst – das Formular führt strukturiert durch alle notwendigen Angaben.

• Flexible Lieferantenauswahl: Bestehende Kontakte direkt auswählen oder Lieferanten per Freitext eingeben.

• Vollständige Erfassung: Betrag, Leistungsdatum, Begründung und Anhänge in einem Schritt.

• Automatische Vorschläge: Kostenstelle und Freigabeworkflow werden basierend auf früheren Anfragen vorausgefüllt.

• Direkte Weiterleitung: Die Anfrage landet automatisch bei den zuständigen Freigebenden – ohne manuelle Zuweisung.

Jede Bestellanforderung durchläuft einen definierten Freigabeworkflow. Freigebende sehen somit alle entscheidungsrelevanten Angaben auf einen Blick.

• Automatische Bestellnummer: Bei finaler Freigabe erstellt Candis eine Bestellnummer – Präfix ist einmalig von Admins konfigurierbar.

• ERP-kompatibel: Die Bestellnummer ist nachträglich editierbar und für den Abgleich mit dem ERP anpassbar.

• Sofortige Benachrichtigung: Antragstellende erhalten automatisch eine Benachrichtigung inkl. Bestellnummer.

• Flexible Korrekturen: Abgelehnte und genehmigte Bestellanforderungen können direkt bearbeitet und erneut eingereicht werden.

Sobald eine Rechnung eingeht, prüft Candis automatisch, ob eine passende Bestellanforderung vorliegt – ohne manuellen Aufwand.

• Automatischer Abgleich: Candis prüft nach Geschäftspartner, Betrag, Leistungsdatum und Bestellnummer.

• Mehrere Treffer: Zusätzlich werden Titel, Beschreibung und Rechnungspositionen berücksichtigt.

• Automatische Übernahme: Kostenstellen und Kostenträger werden direkt aus der Bestellanforderung in die Rechnung übernommen.

• Sofortige Statusänderung: Candis setzt den Status auf erfüllt oder teilweise erfüllt – abhängig davon, ob weitere Rechnungen ausstehen.

Wenn IT-Hardware, Software-Lizenzen und externe Dienstleistungen dezentral beschafft werden, entstehen parallele Prozesse und oftmals unklare Zuständigkeiten. Candis bringt alle Anfragen in ein System – unabhängig von Team oder Kategorie.

• Ein Prozess für alle Teams: Jede Anfrage läuft durch denselben definierten Freigabeworkflow – unabhängig von Kategorie oder Abteilung.

• Kostenstellen direkt erfasst: Kostenstelle und Kostenträger sind bei der Anfrage bereits zugeordnet – vor der Bestellung.

• Vorkontierung inklusive: Eingehende Rechnungen werden automatisch der passenden Bestellanforderung zugewiesen.

Interne Revisionen scheitern selten am fehlenden Willen, sondern daran, dass Entscheidungswege nicht dokumentiert sind. Candis macht Bestellprozesse von Anfang an prüfbar.

• Konfigurierbare Pflichtfelder: Kostenstelle, eigene Kategorien oder andere Felder lassen sich als Pflichtangabe hinterlegen.

• Vergleichsangebote direkt anhängen: Angebote werden vor der Freigabe an die Anfrage angehängt – revisionssicher hinterlegt.

• Vollständiger Entscheidungsweg: Jede Freigabe ist dokumentiert und für interne Reviews jederzeit abrufbar.

Wer mehrere Standorte gegen dieselbe Investitionsplanung führt, braucht einen Prozess, der Budgets nicht erst im Nachhinein sichtbar macht. Candis liefert den Überblick in Echtzeit.

• Restbetrag direkt sichtbar: Nach Rechnungseingang zeigt Candis den offenen Restbetrag der Bestellanforderung – ohne manuelles Nachrechnen.

• Filterung nach Kostenstelle: Alle Anfragen lassen sich standortbezogen filtern und gezielt auswerten.

• CSV-Export: Gefilterte Anfragen können direkt exportiert werden – für Reporting und Investitionsplanung.