Deine nächsten Schritte für einen erfolgreichen Start mit Candis.

Wie kommen Rechnungen in Candis an?
Rechnungen können auf verschiedene Arten in Candis importiert werden:
- Durch automatische E-Mail Weiterleitung mittels einer zentralen E-Mail Adresse (z.B. invoice@unternehmen.de)
- Durch manuellen Upload
- Mithilfe von Tools, wie z. B. invoicefetcher®, aus einer Vielzahl an Online-Portalen, wie z.B. Amazon

Kann Candis alle buchungsrelevanten Daten erfassen?
Ja! Candis erfasst alle relevanten Buchungs- und Rechnungsdaten samt gewünschter Vorkontierung, Belegbild und einer kompletten Dokumentation aller Vorgänge.

Lernt Candis mit?
Ja! Unsere OCR-Technologie („Optical Character Recognition”, also optische Zeichenerkennung) lernt anhand bereits importierter Rechnungen im Laufe der Nutzung mit. Diese Technologie erkennt gedruckte oder geschriebene Texte und liest diese in höchster Präzision aus.

So weiß Candis, wo gewisse Informationen auf einer Rechnung zu finden sind. Durch die Künstliche Intelligenz schlägt Candis außerdem automatisch Kontierungsdaten, wie Sachkonto, Kostenstelle und Kostenträger vor.

Ist eine Belegaufteilung (Splitbuchung) in Candis möglich?
Ja! In Candis können Rechnungsbeträge über die Splitbuchung auf verschiedene Konten aufgeteilt werden.

Wie kontrolliere ich, ob die Rechnung eine Berechtigung hat? Funktioniert über Candis auch eine Sachprüfung?
Candis bietet verschiedene Möglichkeiten Rechnungen zu prüfen: einstufige Freigaben, mehrstufige Freigaben oder mehrstufige Freigaben mit Betragsgrenzen. Dadurch ist sowohl die rechnerische und die sachliche Prüfung, wie auch die Zahlungsfreigabe gewährleistet

Wie kann ich meine Teammitglieder an Freigaben erinnern?
Candis sendet automatisch Freigabe-Erinnerungen per E-Mail (täglich sofern offene Freigaben vorliegen). Außerdem sind belegbasierte Absprachen über den integrierten Live-Chat möglich.

Woher weiß Candis wer die Rechnung prüfen muss?
Candis lernt, welche Person bei bestimmten Rechnungen als Freigeber eingestellt wurde und schlägt diese automatisch vor.

Woher weiß Candis bei welcher Person sich die Rechnungen befinden?
Nach dem Hochladen wird jede Rechnung mit einem Status versehen (z. B. neu, ausstehend, bezahlt). Über die Dokumentenübersicht können jederzeit sämtliche Freigaben angezeigt werden, wodurch ersichtlich wird wo, bzw. bei welcher Person sich die jeweilige Rechnung befindet.

Kann ich mehrere Freigebenden eintragen, bzw. mehrstufige Freigabe-Workflows einstellen?
Ja! Verschiedene Bedingungen für die Freigabe und ein komplexes Rechtemanagement können individuell eingestellt werden.

Werden Kostenstellen automatisch zugeordnet?
Candis lernt, welche Kostenstellen in welchem Zusammenhang verwendet werden und schlägt diese automatisch vor.

Kann ich mehrere Rechnungen auf einmal überweisen?
Ja! Rechnungen die zur Zahlung stehen, können gebündelt in SEPA-XML-Format exportiert und anschließend in das gewünschte Zahlungsprogramm, z. B. Online Banking, importiert werden.

Sehe ich, bzw. die Freigebenden, in Candis ob eine Rechnung bereits bezahlt ist?
Ja! Rechnungen werden nach dem SEPA-XML-Export in Candis als bezahlt markiert.

Besteht eine direkte Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online?
Ja! Rechnungen können direkt aus Candis per Klick in den DATEV Mandanten exportiert werden.

Werden die Belegdaten ebenfalls mit nach DATEV Unternehmen online exportiert?
Ja. Alle Rechnungen werden als PDF, samt gewünschter Vorkontierung, Belegbild und einer kompletten Prozessdokumentation (Audit Trail) aus Candis per Klick direkt in den DATEV Mandanten exportiert.

Was passiert, wenn der Export fehlerhaft ist?
Durch die integrierte Schnittstelle besteht eine ständige Kommunikation zwischen Candis und DATEV Unternehmen online. Ist der Export einer Rechnung von Candis nach DATEV Unternehmen online fehlgeschlagen, ist über die Exporthistorie genau ersichtlich, woran das Problem lag.
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Beispiele für einen fehlgeschlagenen Export können sein: der eigene PC stürzt ab, die Internetverbindung ist unterbrochen oder Wartungsarbeiten seitens DATEV.

Zu welchen Tools bietet Candis einen umfassenden Export?
Candis bietet neben DATEV Unternehmen online auch für die Tools Sage, Agenda, Simba, Sesam und Addision einen optimierten Export an.

Ist Candis revisionssicher/GoBD-konform?
Ja! Candis archiviert sämtliche Rechnungen GoBD-konform für 10 Jahre.

Werden die Rechnungen ebenfalls in Candis aufbewahrt?
Ja! Candis bewahrt sämtliche Rechnungen für einen Zeitraum von 10 Jahren auf.

Was passiert mit meinen Rechnungen, wenn ich Candis kündige?
Wird das Vertragsverhältnis beendet, gehen die Rechnungen nicht verloren. Auch nach Vertragsende habt ihr weiterhin Zugriff auf eure Rechnungen in Candis.

Die Rechnungen werden nur dann gelöscht, wenn eine schriftliche Aufforderung von euch vorliegt.

Wo werden die Daten gespeichert?
Sämtliche Daten werden bei unseren Servern der AWS in Frankfurt gespeichert.

Was passiert mit meinen Papierrechnungen, wenn ich mit Candis arbeite?
Gemäß der GoBD müssen Rechnungen immer in der Originalform aufbewahrt werden. Trotz Einsatz von Candis müssen Sie also weiterhin Ihre Papierbelege in analoger Form aufbewahren. Nur mithilfe einer „Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen" dürfen Papierrechnungen entsorgt werden.

Candis bietet Ihnen durch die revisionssichere Archivierung die Möglichkeit, eine „Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen" wahrzunehmen. So entsteht eine 100% digitale Rechnungsablage und Papierrechnungen dürfen Sie damit vollständig beseitigen.

Für weitere Fragen zu diesem Thema empfehlen wir Ihnen sich von Ihrem Steuerbüro beraten zu lassen.

Können sich die Freigebenden die Rechnungen anschauen, nachdem sie freigegeben wurden?
Ja! Die Freigebenden können die Rechnungen, die sie bearbeitet haben, jederzeit einsehen.