PROJEKT: BUCHHALTUNG DIGITALISIEREN

Elektronische Buchhaltung mit Candis

Mit dem digitalen Rechnungsmanagement von Candis importierst du Rechnungen automatisch, erfasst sofort alle buchungsrelevanten Informationen und startest leicht einen mehrstufigen Freigabeprozess für Mitarbeitende und Fachabteilungen.

  • Automatische Datenerfassung mit wachsender Konfidenz

  • Inklusive zuverlässiger Vorkontierung + Dublettenprüfung

  • Gezielt kommunizieren: Kommentarfunktion direkt am Beleg

  • Für eine vorbereitende Buchhaltung – nach deinen Regeln

  • E-Rechnungen empfangen, verarbeiten + exportieren

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Candis ist GoBD-zertifiziertCandis nimmt an der Initiative Cloud Services Made in Germany teil

Seit 2015

Mehr als 10.000 Unternehmen 
vertrauen bereits auf Candis

Die wichtigsten Vorteile eines digitalen Rechnungseingangs

  • Zeiteinsparung durch automatischen Import, schnellere Rechnungsverarbeitung und Archivierung der Rechnungen

  • Weniger Fehler durch KI-gestütztes Auslesen der Rechnungsdaten und automatische Dublettenprüfung mit OCR-Rechnungserkennung

  • Mehr Übersicht dank transparentem Rechnungsworkflow und digitaler Speicherung aller Rechnungen an einem Ort (Bonus: weniger Papierchaos!)

  • Entlastung der Mitarbeiter:innen durch weniger vermeidbare manuelle Tätigkeiten

Rechnungseingang Benefits

Rechnungen digitalisieren in 3 einfachen Schritten

1. Einrichten einer zentralen E-Mail-Adresse

Der erste Schritt ist die Einrichtung eines zentralen E-Mail-Postfachs für Eingangsrechnungen. Im Idealfall sollte die E-Mail-Adresse erkennen lassen, dass es sich hierbei um die korrekte Adresse für Eingangsrechnungen handelt, also z. B. so etwas wie invoice@company. Hier sollen zukünftig sämtliche eingehende Rechnungen gesammelt werden.

E-Mail Archivierung in CANDIS

2. Um digitale Rechnungsstellung bitten

In den meisten Fällen sind Lieferunternehmen in der Lage, Rechnungen direkt digital zu senden. Bitte sie also, Rechnungen zukünftig auf digitalem Weg an die neu eingerichtete E-Mail-Adresse senden. Nach und nach sollten so sämtliche Rechnungen in deinem zentralen Postfach landen. So hast du alle Rechnungen jederzeit griffbereit. Ganz ohne Papier.

Generic Handshake

3. Verwendung einer Rechnungsmanagement-Software

Eine Rechnungsmanagement-Software ist speziell auf die Bearbeitung und Verwaltung digitaler Rechnungen ausgelegt. Candis z. B. kann direkt mit deinem E-Mail-Postfach verknüpft werden. So werden eingehende Rechnungen direkt in die Software importiert und können dort ausgelesen, verarbeitet und archiviert werden. Bonus: Candis einzurichten dauert nur 30 Minuten!

Rechnungen automatisch importieren

Ein PDF, alle Fakten

Das Candis Infopaket

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FAQs zur Rechnungsdigitalisierung

  • Der erste Schritt ist die Einrichtung eines zentralen E-Mail-Postfachs für Rechnungen. Bitte deine Lieferanten um die zukünftige Versendung von Rechnungen per Mail.‍ So kannst du ab jetzt die Übersicht über alle eingehenden Rechnungen behalten.

  • Digitale Rechnungen bieten einige Vorteile, z. B. ist ihre Verarbeitung sehr viel einfacher und effizienter, da sie in entsprechenden Softwares automatisch ablaufen kann. Außerdem sind sie weniger fehleranfällig, gehen nicht verloren und können besser finanzamtkonform archiviert werden. Zudem sind sie umweltfreundlicher.

  • Rechnungen können auf verschiedene Arten in Candis importiert werden:: durch automatische E-Mail Weiterleitung mittels einer zentralen E-Mail-Adresse (z.B. Unternehmen@invoice.de), durch manuellen Upload, mithilfe von Tools, wie z. B. invoicefetcher®, durch Import aus einer Vielzahl an Online-Portalen, wie z.B. Amazon oder durch Scan-to-Mail.
    Candis sendet automatisch Freigabe-Erinnerungen per E-Mail (täglich, sofern offene Freigaben vorliegen). Außerdem sind belegbasierte Absprachen über den integrierten Live-Chat möglich.

  • Eine gute Rechnungsmanagement-Software sollte intuitiv bedienbar sein, ein übersichtliches Dashboard haben und sich strikt an rechtlichen Vorgaben halten. Mit Candis kannst du schnell und einfach loslegen. Zu Beginn wirst du von unserem Team mit einem Onboarding durch den Einstieg begleitet. Alle deine priorisierten Aufgaben siehst du übersichtlich strukturiert auf deinem Dashboard. Mit dem Audit Trail verläuft die Prozessdokumentation automatisch, was sich im Falle einer Betriebsprüfung auszahlt. Nach der digitalen Rechnungsfreigabe werden die Daten über unsere Schnittstelle zu DATEV & Co. exportiert und via Cloud revisionssicher und GoBD-konform archiviert.